МОЖНО ЛИ ПРИСЛАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ ОБ УВОЛЬНЕНИИ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ?
Работник не может отправить скан или фотографию заявления об увольнении по электронной почте, даже если в организации введен кадровый ЭДО — электронный документооборот. Ведь отправленный по почте скан заявления электронным документом не является. Такой вывод следует из письма Минтруда от 24.11.23 № 14-6/ООГ-7353.
В министерстве отмечают, что в настоящее время работодатели самостоятельно выбирают способ ведения кадровых документов — на бумажном носителе или в электронном виде. Исключение составляют документы, для которых Трудовой кодекс предусмотрел обязательную письменную форму или ознакомление работника под роспись. При этом ведение документов в электронном виде возможно, если работодатель внедрил кадровый ЭДО — электронный документооборот.
В статье 22.1 ТК РФ установлено, что под электронным документооборотом понимается создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Обмен электронными документами осуществляется с помощью:
- цифровой платформы «Работа в России»;
- информационной системы работодателя.
При этом отметим, что понятия письменный документы и электронный документ различаются. В пункте 27 ГОСТ 7.0.8-2013 даны следующие определения:
- письменный документ: документ, информация которого зафиксирована знаками письменности»;
- электронный документ: документ, информация которого представлена в электронной форме.
Таким образом, Трудовым кодексом не допускается пересылка электронных образов кадровых документов (т.е. сканов или фотографий) посредством электронной почты или мессенджеров. Исключение составляют случаи, упомянутые в части 13 статьи 22.3 ТК РФ (природные катастрофы, аварии, несчастные случаи на производстве и др.)
